Mô tả sai sót trước khi chọn chức năng
Thu thập hóa đơn gốc, lý do sửa, chứng từ xác nhận dữ liệu đúng và trạng thái xử lý trước đó. Ghi hóa đơn đã từng được sửa hay chưa. Các nhãn trong phần mềm chỉ mô tả công cụ; chúng không tự quyết định phương án hợp pháp cho mọi trường hợp.
Hai cách cần kiểm tra về dữ liệu
Khi xem xét điều chỉnh, chú ý phần thông tin hoặc giá trị được sửa và quan hệ với bản gốc. Khi xem xét thay thế, chú ý toàn bộ dữ liệu trên chứng từ mới và liên kết tới chứng từ bị thay. Cách đọc và tổng hợp số liệu phải căn cứ nội dung thực tế, tránh cộng mọi tệp thành doanh thu.
Lập phiếu lựa chọn phương án
Quy trình nội bộ đề xuất:
- Phân loại lỗi định danh, số tiền, thuế suất hoặc nghiệp vụ phát sinh sau bán.
- Đối chiếu điều khoản hiện hành, kỳ hóa đơn và yêu cầu trao đổi với bên mua.
- Ghi phương án, căn cứ và người kiểm tra trên phiếu xử lý; kết quả là quyết định có thể rà soát.
- Sau phát hành, kiểm tra chuỗi liên kết, tổng giá trị giao dịch và dữ liệu bàn giao cho kế toán.
Ví dụ có hai lần phát hiện lỗi
Giả định hóa đơn đã được xử lý một lần vì sai số lượng, sau đó mới phát hiện sai dữ liệu người mua. Người phụ trách phải đọc cả chuỗi chứng từ và xác định quy định cho lần xử lý tiếp theo. Tạo hóa đơn thông thường mới để thay bản gần nhất có thể làm đứt dấu vết và khiến bên mua ghi nhận trùng.
Câu hỏi trước khi xác nhận hoàn tất
- Có xác định đúng hóa đơn đang được xử lý?
- Chứng từ mới có tham chiếu đủ dữ liệu cần thiết?
- Bảng tổng hợp có tránh đếm trùng giao dịch?
- Có ghi nhận ảnh hưởng công nợ và kỳ khai?
Bàn giao cả bảng diễn giải chuỗi, đặc biệt khi doanh nghiệp chuyển phần mềm hoặc đổi người phụ trách.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.