Tách các luồng hàng ra khỏi đơn bán
Ghi hàng thuộc chương trình khuyến mại nào, tặng độc lập hay kèm hàng bán, có phải giao để trưng bày rồi thu hồi hay không. Chuẩn bị quyết định nội bộ, điều kiện chương trình, danh sách người nhận và chứng từ xuất giao. Hồ sơ xuất kho chỉ chứng minh hàng đi, chưa xác định toàn bộ nghĩa vụ hóa đơn.
Thông tin chuyển cho người phát hành
Gửi tên hàng, đơn vị, số lượng, ngày giao, người nhận, giao dịch bán kèm và căn cứ xác định giá trị. Nếu viện dẫn chính sách khuyến mại, cần có hồ sơ chứng minh chương trình đáp ứng quy định tương ứng. Không tự nhập giá bằng không vì khách không trả tiền.
Kiểm tra theo từng mục đích
Đề xuất nội bộ:
- Phân loại hàng bán, khuyến mại, biếu tặng và luân chuyển để kiểm tra tiếp.
- Đối chiếu quy định hóa đơn và căn cứ thuế của loại nghiệp vụ thực tế.
- Kiểm tra cách thể hiện tên hàng, số lượng và giá trị trên bản dự kiến.
- So tổng hàng giao với kho và danh sách người nhận; kết quả là hồ sơ có thể truy từng lần xuất.
Ví dụ quà hội nghị khách hàng
Giả định công ty phát bộ quà tại hội nghị, còn một số bộ dùng làm mẫu trưng bày và đem về. Kế toán cần tách bộ đã tặng với mẫu thu hồi, xác nhận người nhận và quyết định chương trình. Không gộp toàn bộ lượng xuất kho vào một nhóm chỉ vì chúng được vận chuyển cùng chuyến.
Những thiếu sót thường gặp
- Không có danh sách hoặc bằng chứng giao quà.
- Nhầm quà tặng với chương trình khuyến mại đủ điều kiện.
- Dùng hàng xuất để thử máy làm hàng tặng.
- Bảng giá trị không có nguồn đối chiếu.
Các kết luận về giá tính thuế phải được tra cùng pháp luật thuế GTGT cho sản phẩm và thời kỳ cụ thể; bài này hướng dẫn chuẩn bị dữ liệu phục vụ việc xác định đó.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.