Tại sao cần đối chiếu chi tiết theo từng hóa đơn?
Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) là tài khoản lưỡng tính, vừa có số dư Nợ (khách hàng nợ tiền), vừa có số dư Có (khách hàng trả trước tiền hàng). Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC:
- Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa các khách hàng khác nhau.
- Phải theo dõi chi tiết từng lần xuất hàng, từng số hóa đơn và hạn thanh toán cam kết trên hợp đồng kinh tế.
- Khách hàng trả tiền theo đợt cần được gán chính xác vào hóa đơn tương ứng để tính tuổi nợ.
Quy trình 4 bước gửi thư xác nhận và đối chiếu công nợ
- Kết xuất sổ chi tiết công nợ từng đối tượng: Trích xuất bảng kê công nợ từ phần mềm kế toán, bao gồm số dư đầu kỳ, phát sinh tăng (hóa đơn bán ra), phát sinh giảm (tiền khách chuyển khoản) và số dư cuối kỳ.
- Soạn Biên bản đối chiếu công nợ: Ghi rõ số hợp đồng, ngày tháng, danh sách số hóa đơn chưa thanh toán kèm số tiền chi tiết.
- Gửi và nhận phản hồi từ khách hàng: Gửi qua email chính thức hoặc đường bưu điện có ký tên, đóng dấu của người có thẩm quyền hai bên.
- Xử lý chênh lệch nếu khách hàng phản hồi không khớp: Thường do khách hàng trừ tiền hàng trả lại hoặc chiết khấu thương mại mà kế toán chưa nhận được biên bản xử lý, hoặc tiền khách đã chuyển vào ngày cuối tháng nhưng chưa nổi báo Có.
Ví dụ xử lý công nợ có phát sinh trả trước
Công ty B có giao dịch với khách hàng X trong tháng 10/2026:
- Đầu tháng, khách hàng X chuyển khoản đặt cọc 30.000.000 đồng (kế toán ghi Có TK 131-X).
- Ngày 15/10, công ty xuất lô hàng trị giá 55.000.000 đồng (đã có thuế GTGT), lập hóa đơn điện tử số HD-120 (kế toán ghi Nợ TK 131-X).
- Ngày 28/10, khách hàng X chuyển tiếp 15.000.000 đồng ghi chú "thanh toán đợt 2".
Khi lập biên bản đối chiếu ngày 31/10/2026, số dư Nợ cần thu còn lại của khách hàng X là: 55.000.000 - 30.000.000 - 15.000.000 = 10.000.000 đồng. Biên bản liệt kê đầy đủ 3 giao dịch trên để khách hàng đối soát và ký xác nhận số nợ còn lại 10.000.000 đồng.
Checklist rà soát công nợ phải thu cuối kỳ
- 100% khách hàng có số dư lớn hoặc nợ quá hạn trên 30 ngày phải có biên bản đối chiếu có dấu xác nhận.
- Lập bảng phân tích tuổi nợ (dưới 30 ngày, 1-3 tháng, 3-6 tháng, trên 6 tháng) để báo cáo ban giám đốc.
- Chuẩn bị hồ sơ pháp lý đối với các khoản nợ có nguy cơ mất vốn để xem xét trích lập dự phòng theo quy định thuế TNDN.
- Khớp tổng số dư chi tiết của tất cả các khách hàng với số dư tài khoản tổng hợp 131 trên Bảng cân đối phát sinh.
Xem thêm ghi nhận doanh thu bán hàng: đối chiếu hợp đồng và hóa đơn hoặc liên hệ Thuế Toàn Cầu để tối ưu hóa quản lý sổ sách.