Tiêu chuẩn phân biệt và thời gian phân bổ tối đa
Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản thuế TNDN:
- Những tư liệu lao động có giá trị mua vào dưới 30.000.000 đồng (chưa thuế GTGT) được coi là công cụ, dụng cụ (máy in, máy tính xách tay, bàn ghế văn phòng, điều hòa nhiệt độ...).
- Thời gian phân bổ: Chi phí CCDC xuất dùng cho hoạt động kinh doanh được phân bổ dần vào chi phí quản lý hoặc chi phí bán hàng, với thời gian phân bổ tối đa không quá 36 tháng.
- Nếu CCDC có giá trị nhỏ (vài trăm nghìn đồng) xuất dùng ngay cho một kỳ thì có thể hạch toán thẳng vào chi phí của kỳ đó mà không cần qua tài khoản 242.
Bộ hồ sơ mua sắm và đưa CCDC vào sử dụng
- Hồ sơ mua sắm: Đơn đề xuất mua sắm của bộ phận sử dụng, Báo giá hoặc hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT điện tử đầu vào hợp pháp, Chứng từ thanh toán ngân hàng (đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên).
- Hồ sơ xuất dùng: Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, Biên bản bàn giao CCDC cho bộ phận/cá nhân sử dụng (có chữ ký người nhận trách nhiệm bảo quản).
- Bảng theo dõi phân bổ CCDC (TK 242): Ghi rõ mã CCDC, tên tài sản, người đang giữ, nguyên giá, thời gian phân bổ (số tháng), mức phân bổ hàng tháng, số đã phân bổ lũy kế và giá trị còn lại chưa phân bổ.
Ví dụ phân bổ chi phí CCDC
Ngày 01/10/2026, Công ty K mua 2 chiếc máy tính xách tay Dell phục vụ phòng kinh doanh, giá mua chưa thuế là 18.000.000 đồng/chiếc, tổng cộng 36.000.000 đồng (thuế GTGT 10% thanh toán qua ngân hàng). Công ty quyết định phân bổ trong thời gian 24 tháng kể từ tháng 10/2026.
- Mức phân bổ hàng tháng: 36.000.000 / 24 = 1.500.000 đồng/tháng.
- Định kỳ cuối mỗi tháng (bắt đầu từ 31/10/2026), kế toán trích chi phí: Nợ TK 6421 (hoặc TK 6422): 1.500.000 đồng / Có TK 242: 1.500.000 đồng.
- Giá trị còn lại trên TK 242 sau tháng 10 là 34.500.000 đồng, khớp đúng dòng lũy kế trên Bảng phân bổ CCDC.
Checklist kiểm soát công cụ dụng cụ
- Không phân bổ CCDC vượt quá thời hạn 36 tháng theo quy định khống chế của thuế TNDN.
- Dán tem mã tài sản lên từng máy móc, thiết bị để kiểm kê hiện vật định kỳ cuối năm.
- Khi nhân viên thôi việc, bắt buộc ký biên bản bàn giao lại CCDC trước khi thanh toán trợ cấp và lương.
- Nếu CCDC hỏng hóc thanh lý trước hạn, lập biên bản hủy và phân bổ nốt giá trị còn lại vào chi phí trong kỳ.
Đọc thêm chi phí trả trước: lập bảng phân bổ và rà soát cuối kỳ hoặc liên hệ dịch vụ kế toán trọn gói.