Kiểm kê trước ngày chuyển
Lập danh sách hóa đơn theo kỳ, dữ liệu đăng ký sử dụng, cấu hình chủ thể, chứng thư số và người có quyền. Đánh dấu hóa đơn đang chờ phản hồi, đang xử lý sai sót hoặc chưa bàn giao. Chuẩn bị hợp đồng với nhà cung cấp để kiểm tra phạm vi lấy dữ liệu sau khi ngừng dịch vụ.
Bộ dữ liệu cần lấy từ hệ thống cũ
Yêu cầu tệp gốc, bản hiển thị, bảng kê, phản hồi và liên kết chứng từ sửa đổi. Kiểm tra có đủ phạm vi năm và điểm bán hay không. Việc tải một bản PDF tổng hợp không thay cho lấy bộ dữ liệu từng hóa đơn có thể tra cứu.
Chuyển theo mốc được kiểm soát
Đề xuất nội bộ:
- Chốt mốc dừng vận hành cũ và người xử lý các giao dịch đang mở.
- Đối chiếu thủ tục đăng ký hoặc thay đổi cần thực hiện theo trường hợp sử dụng thực tế.
- Kiểm tra cấu hình và dữ liệu thử hợp lệ trên hệ thống mới.
- So hóa đơn cuối ở hệ thống cũ, đầu ở hệ thống mới và danh sách bán hàng quanh mốc. Kết quả là không còn giao dịch thiếu hoặc trùng chưa giải thích.
Ví dụ hóa đơn cũ đang chờ mã
Giả định đến ngày chuyển còn một hóa đơn chưa rõ kết quả xử lý. Công ty giữ quyền đọc và đầu mối hỗ trợ hệ thống cũ để xác minh. Không phát hành lại cùng giao dịch trên hệ thống mới trước khi biết trạng thái lần gửi cũ và cách xử lý phù hợp.
Checklist nghiệm thu chuyển đổi
- Có phục hồi được một hồ sơ cũ từ bản lưu?
- Có đủ chuỗi xử lý sai sót?
- Có quyền đúng cho người vận hành mới?
- Có người tiếp nhận sự cố sau ngày chuyển?
Khi đổi đơn vị kế toán cùng lúc, dùng thêm checklist bàn giao sổ sách để nối dữ liệu hóa đơn với công nợ và hồ sơ thuế.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.