Lấy dữ liệu từ cả bán hàng và thanh toán
Chuẩn bị danh sách đơn, chi tiết hàng, trạng thái giao nhận, đơn hủy hoặc trả, bảng phí và đối soát tiền sàn. Ghi rõ khoản giảm do người bán chịu và khoản sàn hỗ trợ. Nếu nhiều gian hàng, giữ mã gian hàng để không ghép nhầm đơn có số gần giống.
Lập bảng đối chiếu một đơn một dòng
Ghi giá hàng, giảm giá, vận chuyển, phí, tiền hoàn và số thực nhận. Tách giá trị giao dịch với phí dịch vụ mà sàn thu. Kết quả cần có là phần chênh lệch được giải thích bằng từng khoản, không phải một bút toán điều chỉnh tổng để làm số khớp.
Kiểm tra nghĩa vụ hóa đơn theo giao dịch
Quy trình nội bộ đề xuất:
- Xác định chủ thể bán và giao dịch đã phát sinh theo chứng từ thực tế.
- Đối chiếu thời điểm lập, dữ liệu người mua và xử lý hoàn trả theo quy định áp dụng.
- Ghép mỗi hóa đơn với đơn hoặc nhóm giao dịch có căn cứ liên kết.
- Kiểm tra đơn chưa có hóa đơn, hóa đơn trùng và tiền về chưa ghép được. Danh sách ngoại lệ phải có người xử lý.
Ví dụ tiền về thấp hơn doanh số
Giả định sàn quyết toán một nhóm đơn hoàn thành, trừ phí và hoàn tiền một đơn của kỳ trước. Bảng kế toán phải giữ đơn hoàn kỳ trước ở dòng riêng, tránh giảm doanh số tất cả đơn hiện tại theo tỷ lệ. Ví dụ minh họa đối soát; việc ghi nhận thuế và mốc hóa đơn cần căn cứ giao dịch cụ thể.
Checklist cuối lượt đối soát
- Có dữ liệu đơn trước và sau hoàn trả?
- Có tách phí sàn với giá bán?
- Có chứng từ phí và khoản hỗ trợ?
- Có nối tiền nhận với bảng đối soát?
Lưu bản xuất dữ liệu gốc mỗi kỳ. Nếu sàn cập nhật trạng thái muộn, giữ phiên bản và lý do để kế toán nhận biết số liệu đã đổi.
Căn cứ và bước tiếp theo
Nguồn đối chiếu nghiệp vụ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trang văn bản ghi hiệu lực từ 01/07/2026. Với hóa đơn của kỳ trước, cần đọc quy định chuyển tiếp theo giao dịch; không suy ra cách xử lý chỉ từ ngày phát hiện sai sót.
Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi phần việc cần hỗ trợ. Chuẩn bị bảng vướng mắc và dữ liệu gốc giúp xác định phạm vi tiếp nhận.