Vẽ luồng của một giao dịch
Chọn một đơn hàng thực tế và ghi các mốc: duyệt hợp đồng, nhận tiền, giao hàng hoặc nghiệm thu, lập hóa đơn, ghi sổ, đối chiếu công nợ. Thu thập tên bộ phận tạo từng chứng từ và nơi tài liệu đang lưu.
Phân công dưới đây là đề xuất kiểm soát nội bộ. Trách nhiệm của đơn vị và người làm kế toán cần đối chiếu Luật Kế toán cùng Luật 56/2024/QH15; thuê dịch vụ không tự làm mất trách nhiệm của doanh nghiệp.
Lập bảng vai trò theo đầu ra
Người phụ trách bán hàng cung cấp điều khoản giá, khách hàng và thay đổi hợp đồng. Kho hoặc chủ dự án xác nhận giao nhận, nghiệm thu. Người lập hóa đơn kiểm tra dữ liệu đã nhận và xử lý trạng thái phát hành. Kế toán đối chiếu với sổ; giám đốc quyết định các vấn đề vượt thẩm quyền được giao.
Mỗi hàng nên ghi người chính, người thay thế, tài liệu đầu vào, kết quả phải giao và nơi báo lỗi. Khi một người kiêm nhiều vai trò, vẫn nên có người khác kiểm tra giao dịch bất thường.
Quy định điểm dừng và đường báo lỗi
Thiếu mã số thuế, chưa rõ loại giao dịch hoặc số tiền thay đổi là các trường hợp cần làm rõ ngay. Quy trình chuyển hồ sơ phải bảo đảm người phụ trách nhận thông tin kịp xử lý nghĩa vụ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Lưu câu hỏi, người trả lời và kết luận vào hồ sơ giao dịch. Không để thông tin chỉ nằm trong cuộc gọi rồi mất khi nhân sự đổi ca.
Ví dụ giao hàng khác đơn ban đầu
Giả định khách đặt mười bộ thiết bị nhưng chỉ nhận tám bộ, hai bộ còn lại giao sau. Kho gửi biên bản ghi số đã giao; bán hàng xác nhận lịch còn lại; người xuất hóa đơn đối chiếu căn cứ giao dịch; kế toán theo dõi phần chưa hoàn thành. Kết quả kiểm tra là các bộ phận cùng dùng một số lượng có bằng chứng.
Rà soát sau tháng đầu
- Có giao dịch nào đã giao hàng nhưng hồ sơ chưa đến kế toán?
- Có ai phê duyệt thay người có thẩm quyền mà chưa được giao quyền?
- Người thay thế có quyền truy cập cần thiết?
- Danh sách lỗi có chủ xử lý và bằng chứng đóng việc?
Xem dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để thống nhất phần việc giữa doanh nghiệp và đơn vị hỗ trợ.