Xác định doanh nghiệp và năm áp dụng
Thu thập đăng ký doanh nghiệp, ngành hoạt động thực tế, quy mô lao động, doanh thu dự kiến, nguồn vốn và ngày bắt đầu năm tài chính. Đánh dấu hoạt động đặc thù hoặc yêu cầu báo cáo của ngân hàng, nhà đầu tư.
Thông tư 99/2025/TT-BTC có quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp. Điều 31 phân biệt ngày hiệu lực và năm tài chính áp dụng. Doanh nghiệp siêu nhỏ có văn bản riêng là Thông tư 58/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/07/2026. Tên gọi “công ty nhỏ” chưa đủ để kết luận thuộc đối tượng siêu nhỏ; hộ kinh doanh cũng là đối tượng khác.
Lập bảng lựa chọn có căn cứ
Tạo các cột: phương án chế độ, điều kiện đối tượng, năm bắt đầu, báo cáo cần lập, khả năng phần mềm và người phụ trách. Với từng phương án, lưu điều khoản đã kiểm tra và các thông tin còn thiếu. Đừng chỉ chọn theo mẫu sổ đơn vị dịch vụ gửi sẵn.
Sau khi quyết định, lập danh mục tài khoản chi tiết, mã khách hàng, mã hàng và bộ báo cáo tương ứng. Đây là quy trình tổ chức nội bộ đề xuất; không thay thế việc xác định nghĩa vụ báo cáo theo luật.
Kiểm tra cấu hình trước khi ghi sổ
Nhập thử một nghiệp vụ mua hàng, bán hàng và thanh toán bằng dữ liệu giả. Kiểm tra chứng từ đi đến sổ chi tiết, sổ tổng hợp và chỉ tiêu báo cáo nào. Xóa dữ liệu thử khỏi môi trường chính thức; lưu kết quả kiểm tra cấu hình.
Nếu phần mềm hiển thị biểu mẫu của chế độ khác, yêu cầu nhà cung cấp sửa cấu hình trước khi ghi nhận hàng loạt.
Ví dụ lựa chọn
Giả định công ty thương mại mới mở, năm tài chính theo năm dương lịch, dự kiến có kho và bán chịu. Chủ công ty chuẩn bị hồ sơ quy mô để xét đối tượng, đồng thời yêu cầu phần mềm theo dõi kho và công nợ. Công ty chưa thể chọn chế độ chỉ vì tháng đầu chưa có doanh thu; kết luận cần dựa trên hồ sơ và điều kiện pháp lý của phương án.
Checklist trước khi chốt
- Có căn cứ xác định đối tượng, kỳ áp dụng và người phê duyệt.
- Bộ tài khoản, biểu mẫu và phần mềm cùng chế độ.
- Có người theo dõi thay đổi quy mô, chính sách và yêu cầu báo cáo.
- Lưu hồ sơ lựa chọn cùng tài liệu thiết lập ban đầu.
Tham khảo dịch vụ kế toán và báo cáo thuế để trao đổi việc thiết lập sổ theo hoạt động thực tế.